Thủ tục tách, gộp sổ đỏ năm 2026: điều kiện, hồ sơ và quy trình chi tiết nhất

Trong xu thế phát triển và chuyển dịch cơ cấu sử dụng đất, việc thay đổi cấu trúc thửa đất thông qua thủ tục tách Sổ đỏ (tách thửa) hoặc gộp Sổ đỏ (hợp thửa) ngày càng phổ biến. Tuy nhiên, để thực hiện thành công, người sử dụng đất cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về điều kiện, hồ sơ, và trình tự tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Bài viết này sẽ đi sâu vào hướng dẫn chi tiết quy trình pháp lý mới nhất, giúp bạn nắm vững mọi khía cạnh của thủ tục quan trọng này. Bài viết dưới đây với nội dung hướng dẫn chi tiết về: Thủ tục tách gộp sổ đỏ năm 2026 mời quý nhà đầu tư tham khảo

Điều kiện pháp lý bắt buộc để thực hiện tách hoặc hợp thửa đất

Mặc dù việc tách Sổ đỏ hay gộp Sổ đỏ là quyền của người sử dụng đất, nhưng các thủ tục này luôn phải đảm bảo phù hợp với quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất và các quy định về diện tích tối thiểu. Luật Đất đai năm 2013 (Điều 143 và Điều 144) là cơ sở pháp lý nền tảng, quy định rõ ràng về điều kiện đối với đất tại khu vực nông thôn và đô thị.

Tiêu chí về đất ở tại khu vực nông thôn và đô thị

Đối với đất tại khu vực nông thôn, điều kiện tách thửa được xác định dựa trên việc hộ gia đình, cá nhân đang sử dụng đất để xây dựng nhà ở, công trình phục vụ đời sống (như vườn, ao, chuồng). Điều kiện tiên quyết là việc sử dụng đất phải phù hợp với quy định về sử dụng đất và quy hoạch xây dựng điểm dân cư nông thôn đã được cơ quan Nhà nước có thẩm quyền phê duyệt.

Cơ chế linh hoạt được áp dụng tại khu vực này: Căn cứ vào quỹ đất thực tế và quy hoạch phát triển của địa phương, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh sẽ là cơ quan quy định hạn mức đất giao làm nhà ở và xác định diện tích tối thiểu được tách thửa đối với đất ở. Điều này nhằm đảm bảo tính phù hợp với điều kiện kinh tế – xã hội và tập quán sinh hoạt của từng địa phương cụ thể, tạo ra sự khác biệt giữa các tỉnh thành.

Đối với đất ở tại đô thị, yêu cầu về sự đồng bộ và quy hoạch được đặt lên hàng đầu. Đất phải thuộc khu dân cư đô thị, phù hợp với quy hoạch sử dụng đất và quy hoạch xây dựng đô thị đã được phê duyệt. Mục đích của quy định này là để đảm bảo việc bố trí đất ở tại đô thị phải đồng bộ với việc sử dụng cho các công trình công cộng, sự nghiệp, an ninh, và đặc biệt là bảo vệ môi trường, cảnh quan đô thị. Bất kỳ thửa đất nào muốn tách thửa đều phải đảm bảo diện tích tối thiểu do UBND cấp tỉnh quy định và không làm phá vỡ cấu trúc quy hoạch đô thị đã thiết lập.

Các điều kiện pháp lý bổ sung cần lưu ý

Ngoài các quy định về diện tích tối thiểu và quy hoạch, để thủ tục tách Sổ đỏ được chấp thuận, thửa đất còn phải đáp ứng các điều kiện pháp lý quan trọng khác, bao gồm:

• Có Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất: Đây là điều kiện tiên quyết, khẳng định quyền sử dụng đất hợp pháp của người đề nghị.
• Không có tranh chấp: Thửa đất không được nằm trong diện có tranh chấp về quyền sử dụng đất đang trong quá trình giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền.
• Không bị kê biên: Thửa đất không bị kê biên để đảm bảo thi hành án.
• Còn thời hạn sử dụng đất: Đặc biệt quan trọng đối với đất có thời hạn (ví dụ: đất nông nghiệp, đất thuê).

Việc kiểm tra kỹ lưỡng các điều kiện này trước khi tiến hành chuẩn bị hồ sơ sẽ giúp người dân và doanh nghiệp tránh được các rào cản pháp lý không cần thiết.

Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và hợp lệ theo quy định

Quy trình chuẩn bị hồ sơ là bước đầu tiên và quan trọng nhất để thủ tục tách Sổ đỏ hoặc gộp Sổ đỏ diễn ra thuận lợi. Theo Khoản 11 Điều 9 của Thông tư 24/2014/TT-BTNMT, hồ sơ cần được chuẩn bị theo bộ tiêu chuẩn nhất định.

Các tài liệu cơ bản bắt buộc phải có

Bộ hồ sơ cơ bản bao gồm:

• Đơn đề nghị tách thửa hoặc hợp thửa: Mẫu đơn này cần ghi rõ thông tin chi tiết của người sử dụng đất (tên, địa chỉ, số CCCD/CMND), mục đích đề nghị (tách hay gộp), diện tích và vị trí của thửa đất cũ, và dự kiến diện tích, mục đích của các thửa đất mới sau khi tách hoặc gộp. Đơn đề nghị cần được ký tên và xác nhận theo đúng quy định.
• Bản gốc Giấy chứng nhận đã cấp: Việc nộp bản gốc Giấy chứng nhận (Sổ đỏ/Sổ hồng) là bắt buộc. Mục đích của việc thu hồi bản gốc này là để cơ quan nhà nước thu hồi và hủy bỏ Giấy chứng nhận cũ (sau khi tách thửa), hoặc tiến hành chỉnh lý, hủy bỏ Giấy chứng nhận cũ và cấp Giấy chứng nhận mới cho thửa đất đã được hợp thửa.

Hồ sơ phát sinh trong các trường hợp đặc biệt

Trong một số trường hợp, việc tách thửa hoặc hợp thửa không đơn thuần là ý chí của người sử dụng đất mà xuất phát từ các quyết định hành chính, tranh chấp hoặc giao dịch đặc biệt. Khi đó, hồ sơ cần bổ sung thêm một trong các văn bản sau:

• Biên bản hòa giải thành: Áp dụng khi việc tách thửa là kết quả của việc hòa giải thành công tranh chấp đất đai, được UBND cấp có thẩm quyền công nhận.
• Văn bản về việc chia tách quyền sử dụng đất: Áp dụng cho hộ gia đình hoặc nhóm người có quyền sử dụng đất chung, cần có văn bản thỏa thuận phân chia theo đúng pháp luật.
• Quyết định hành chính/Bản án của Tòa án: Áp dụng khi việc tách hoặc gộp thửa được thực hiện theo quyết định giải quyết khiếu nại, tố cáo, hoặc trích lục bản án, quyết định thi hành án của Tòa án nhân dân.
• Thỏa thuận xử lý nợ: Áp dụng trong trường hợp bất động sản đang là tài sản thế chấp, cần có thỏa thuận rõ ràng về việc xử lý nợ theo hợp đồng thế chấp, bảo lãnh.

Việc chuẩn bị đầy đủ và chính xác các tài liệu phát sinh này sẽ đảm bảo tính pháp lý minh bạch cho các thửa đất mới. Toàn bộ hồ sơ chỉ cần nộp 01 bộ tại Phòng Tài nguyên và Môi trường (hoặc Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai) tại địa phương.

Trình tự thực hiện thủ tục Tách Sổ đỏ và Gộp Sổ đỏ chi tiết

Trình tự thực hiện thủ tục tách Sổ đỏ và gộp Sổ đỏ là một quy trình liên thông giữa người nộp hồ sơ, Phòng Tài nguyên và Môi trường (TN&MT) và Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất.

Giai đoạn 1: Nộp hồ sơ và xử lý tiếp nhận

Sau khi chuẩn bị đầy đủ 01 bộ hồ sơ, người sử dụng đất nộp tại Phòng TN&MT hoặc Bộ phận một cửa cấp huyện.

• Kiểm tra hồ sơ: Cơ quan tiếp nhận hồ sơ sẽ kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ. Theo Nghị định 43/2014/NĐ-CP, nếu hồ sơ chưa đầy đủ hoặc không hợp lệ, trong thời gian tối đa 03 ngày, cơ quan tiếp nhận phải thông báo và hướng dẫn người nộp hồ sơ bổ sung, hoàn chỉnh.
• Chuyển hồ sơ: Hồ sơ hợp lệ sẽ được Phòng TN&MT chuyển đến Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất (VPĐKQSDĐ) trực thuộc để chuẩn bị hồ sơ địa chính.

Giai đoạn 2: Đo đạc và xác lập hồ sơ địa chính mới

VPĐKQSDĐ có trách nhiệm thực hiện công tác chuyên môn để xác định ranh giới và diện tích thửa đất mới:

• Trường hợp không phải trích đo địa chính: Đối với các trường hợp đơn giản (thường là gộp thửa hoặc tách thửa theo ranh giới đã có sẵn, không thay đổi hình dạng thửa), VPĐKQSDĐ có trách nhiệm thực hiện trích lục bản đồ địa chính và trích sao hồ sơ địa chính ngay trong ngày nhận được hồ sơ hoặc chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo.
• Trường hợp phải trích đo địa chính: Đối với việc tách Sổ đỏ tạo ra thửa đất mới hoặc gộp Sổ đỏ làm thay đổi ranh giới, trong thời hạn không quá 07 ngày làm việc, VPĐKQSDĐ phải thực hiện trích đo địa chính thửa đất mới, làm trích lục bản đồ địa chính và trích sao hồ sơ địa chính.

Sau khi hoàn thành công tác đo đạc, hồ sơ địa chính mới được gửi đến Sở Tài nguyên và Môi trường (Sở TN&MT) để thẩm định.

Giai đoạn 3: Phê duyệt và cấp Giấy chứng nhận mới

Sở TN&MT đóng vai trò thẩm định cuối cùng và trình cấp Giấy chứng nhận:

• Thẩm định và thu hồi GCN cũ: Trong thời hạn không quá 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ địa chính, Sở TN&MT sẽ thu hồi Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất đã cấp cho thửa đất cũ.
• Trình ký GCN mới: Đồng thời, Sở TN&MT có trách nhiệm trình Ủy ban nhân dân tỉnh (hoặc UBND cấp huyện nếu được ủy quyền) ký Giấy chứng nhận cho thửa đất mới.
• Ký GCN: UBND tỉnh (hoặc cơ quan có thẩm quyền) xem xét, ký và gửi Giấy chứng nhận cho Sở TN&MT trong thời hạn không quá 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được tờ trình.

Giai đoạn 4: Trao trả kết quả và cập nhật hồ sơ gốc

Trong ngày nhận được Giấy chứng nhận đã ký chấp thuận, hoặc chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo, Sở TN&MT có trách nhiệm:

• Trao bản chính: Trao bản chính Giấy chứng nhận thửa đất mới cho người sử dụng đất.
• Cập nhật hồ sơ gốc: Gửi bản lưu Giấy chứng nhận đã ký, bản chính Giấy chứng nhận đã thu hồi và thông báo biến động về sử dụng đất cho VPĐKQSDĐ để chỉnh lý hồ sơ địa chính gốc, đảm bảo tính thống nhất trong hệ thống dữ liệu đất đai.

Thời hạn và nghĩa vụ tài chính cần lưu ý

Thời hạn giải quyết thủ tục hành chính

Theo điểm đ khoản 2 Điều 61 Nghị định 43/2014/NĐ-CP, thời gian thực hiện thủ tục tách thửa hoặc gộp thửa là không quá 20 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Lưu ý quan trọng về thời hạn:

• Thời gian 20 ngày không bao gồm thời gian người sử dụng đất thực hiện nghĩa vụ tài chính (nộp thuế, phí).
• Thời gian này cũng không bao gồm thời gian xử lý các trường hợp vi phạm pháp luật về đất đai hoặc thời gian trưng cầu giám định (nếu có).
• Đối với các vùng có điều kiện kinh tế – xã hội khó khăn (như các xã miền núi, hải đảo, vùng sâu, vùng xa), thời gian thực hiện được tăng thêm 15 ngày.

Các loại thuế, phí và lệ phí phải nộp

Khi thực hiện thủ tục tách Sổ đỏ hoặc gộp Sổ đỏ, người sử dụng đất cần lưu ý các khoản phí và lệ phí sau:

• Thuế Thu nhập cá nhân (TNCN): Theo Luật Thuế TNCN 2001, thu nhập từ việc chuyển nhượng quyền sử dụng đất giữa những người có quan hệ nhân thân (vợ với chồng; con đẻ với bố mẹ đẻ; anh, chị, em ruột với nhau…) được miễn thuế TNCN. Nếu việc tách thửa dẫn đến chuyển nhượng một phần quyền sử dụng đất cho người ngoài quan hệ này, phần chuyển nhượng đó sẽ phải chịu thuế theo quy định hiện hành.
• Lệ phí trước bạ (LPTB): Theo Nghị định 140/2016/NĐ-CP, LPTB nhà đất được tính bằng 0,5% giá chuyển nhượng ghi trên hợp đồng. Trong trường hợp tách Sổ đỏ không kèm theo việc chuyển nhượng (chỉ là phân chia tài sản), lệ phí trước bạ có thể không phát sinh hoặc chỉ áp dụng cho phần tài sản mới được ghi nhận (tùy thuộc vào quy định cụ thể của địa phương). Tuy nhiên, khi có sự chuyển nhượng một phần thửa đất, người nhận chuyển nhượng phải nộp LPTB.
• Phí, Lệ phí khác:
  • Lệ phí cấp Giấy chứng nhận: Khoản này do Hội đồng nhân dân cấp tỉnh quy định, thường là mức phí cố định cho việc in ấn, xác nhận và cấp Giấy chứng nhận mới.
  • Phí đo đạc, lập bản đồ địa chính: Đây là khoản phí dịch vụ kỹ thuật cho việc trích đo, lập bản đồ địa chính thửa đất mới, áp dụng trong trường hợp cần trích đo địa chính.

Việc nắm rõ các khoản thuế, phí này giúp người thực hiện chuẩn bị tài chính đầy đủ, tránh làm gián đoạn quá trình giải quyết hồ sơ do chậm trễ thực hiện nghĩa vụ tài chính.

Kết luận

Thủ tục tách Sổ đỏ và gộp Sổ đỏ là quy trình hành chính phức tạp nhưng hoàn toàn có thể thực hiện thành công nếu người dân chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, chính xác và tuân thủ đúng trình tự pháp luật. Từ việc kiểm tra điều kiện tách thửa phù hợp với quy hoạch và diện tích tối thiểu, đến việc hoàn tất hồ sơ tách sổ đỏ và theo dõi sát sao quy trình giải quyết tại cơ quan nhà nước, mỗi bước đi đều cần sự cẩn trọng. Việc nắm vững các quy định về thời hạn và nghĩa vụ tài chính sẽ giúp bạn tối ưu hóa thời gian và chi phí. Hãy luôn tham khảo ý kiến chuyên gia hoặc cơ quan có thẩm quyền tại địa phương để đảm bảo thông tin áp dụng là mới nhất và phù hợp với điều kiện cụ thể của thửa đất.

Trên đây là bài viết với nội dung: Thủ tục tách gộp sổ đỏ năm 2026 – tại dự án Phương Đông Vân Đồn quý khách hàng sang tên đổi sổ cần tham khảo kỹ bài viết trước khi thực hiện giao dịch.